SCHEDA PROGETTO

Lombardia Informatica S.p.a

Servizi per le pubbliche amministrazioni lombarde

http://www.centraleacquisti.regione.lombardia.it

Nasce nel 2007 da un’iniziativa di Regione Lombardia con duplice ruolo: centrale di committenza aggiudica appalti di beni e servizi per contribuire alla razionalizzazione degli acquisti e struttura promotrice dell’innovazione sviluppa e promuove Sintel, piattaforma di e-Procurement che consente agli enti di espletare in autonomia gare online

Dal 1996 Lombardia Informatica è dotata di un sistema di gestione per la qualità che ha ottenuto la certificazione ISO9001 e ISO9001:2000 (VISION 2000) con l’organismo di certificazione Det Norske Veritas (DNV) e nel 2006 ha certificato anche il sistema di gestione della sicurezza delle informazioni secondo la standard di riferimento ISO 27001:2005

Ad oggi la società ricorre a forme di controllo della gestione ambientale e sociale in linea con quanto prescritto dalla normativa attualmente vigente.

I fotocopiatori offerti a noleggio sono dotati di certificazione Energy Star e Blauer Engel. Il bando di gara carta in risme impone al fornitore di offrire carta di tipo ECF (elemental chlorine free), mentre premia il fornitore che offre una tipologia di carta con certificazione FSC e/o Ecolabel.

Una centrale per gli acquisti verdi in regione lombardia. l’approccio integrato sul sistema e l’attenzione agli acquisti verdi per una pa che sostenga uno sviluppo a tutela dell’ambiente: le gare noleggio di fotocopiatori e carta in risme

Nel ruolo di centrale di committenza per la Regione, gli Enti sanitari e le altre PA lombarde sono stati predisposti formule contrattuali innovative per la fornitura di fotocopiatori a noleggio e carta in risme che, in coerenza con le linee guida regionali, consentono agli Enti di acquistare prodotti a basso impatto ambientale con un significativo rapporto qualità/prezzo. La specificità delle caratteristiche richieste dai capitolati tecnici incentiva le imprese partecipanti a compiere uno sforzo verso un’offerta di prodotti/servizi attenta agli aspetti verdi della fornitura e all’innovazione.

Non Applicabile

sistema

Prodotti efficienti per gli acquisti verdi

La Centrale Acquisti della Regione Lombardia si propone l’obiettivo innovativo di favorire, attraverso la centralizzazione degli acquisti e la modalità di selezione dei fornitori, il miglioramento delle abitudini di acquisto e di utilizzo dei prodotti da parte degli enti lombardi, anche sensibilizzando gli stessi a perseguire la riduzione dei propri consumi. Tale obiettivo è perseguito sia offrendo prodotti e servizi che risultino innovativi sotto il profilo dell’impatto ambientale, sia garantendo un favorevole rapporto qualità/prezzo. I suddetti obiettivi sono perseguiti tramite la pubblicazione di gare che sono il risultato dell’attività di condivisione non solo con le Amministrazioni lombarde, in coerenza con le indicazioni della Direzione Generale Qualità dell’Ambiente della Regione Lombardia. Le documentazioni di gara per la fornitura di “fotocopiatori in noleggio” e di “carta in risme” sono da ritenersi fortemente innovative per le P.A. lombarde, in quanto: a) sono stati prefissati dei requisiti minimi dei prodotti che tengono conto di aspetti ambientali. In particolare, relativamente alla carta in risme, suddetti requisiti permettono al fornitore di offrire indifferentemente sia una carta con grammatura 80 gr, sia una con grammatura 75 gr. Inoltre, il fornitore è obbligato ad offrire risme di carta naturale e carta riciclata allo stesso prezzo unitario. Obiettivo di tale scelta è quello di rendere gli Enti indifferenti ai due tipi di prodotto, al fine di incentivare questi ultimi a modificare progressivamente le loro abitudini di acquisto dal naturale al riciclato; b) è stato prefissato un criterio di aggiudicazione delle due gare con offerta economicamente più vantaggiosa, nel quale il punteggio tecnico tiene anche conto delle caratteristiche ambientali dei prodotti/servizi offerti. In particolare: - per l’iniziativa “fotocopiatori in noleggio” è stato attribuito un premio alle apparecchiature in possesso di: - valori di assorbimento (in kw) inferiori rispetto ai consumi standard - presa temporizzata con timer di spegnimento - certificazione ambientale Blauer Engel (la certificazione Energy Star è stata invece richiesta come requisito minimo dell’apparecchiatura) - per l’iniziativa “carta in risme” è stato attribuito un premio sia alla carta in possesso delle certificazioni ambientali FSC e/o Ecolabel, sia alla modalità di consegna del prodotto con veicoli a basso impatto ambientale É inoltre importante sottolineare che i punteggi tecnici assegnati al fornitore sono punteggi “tabellari”, ossia punteggi che non sono legati al potere discrezionale della commissione giudicatrice delle offerte. Inoltre, l’attribuzione del numero di punti tecnici è fondato su una attenta valutazione del valore economico di ciascun punto tecnico, volto a porre in una posizione concorrenziale i fornitori con differenti livelli qualitativi, al fine di ottenere il giusto trade-off qualità/prezzo. Il criterio di aggiudicazione così strutturato (di rado contemplato nei bandi pubblicati da enti pubblici) rafforza ulteriormente la trasparenza della procedura di gara nei confronti dei fornitori e li incentiva ad orientare la propria offerta verso prodotti maggiormente qualitativi.

novembre 2007 (fotocopiatori) luglio 2008 (carta)

Relativamente al contratto generale per la fornitura di fotocopiatori in noleggio e dei servizi, questo è attivo dalla prima metà di giugno 2008. I benefici ambientali sono riscontrabili nei prodotti offerti dal fornitore, i quali, grazie al criterio di aggiudicazione individuato, sono nella quasi totalità dei casi in possesso della certificazione “Blauer Engel”. Va infatti sottolineato che quest’ultima garantisce prodotti che hanno superato un test di verifica di stringenti parametri ambientali, quali a titolo esemplificativo: assenza di materiale tossico utilizzato per fotocopiatore, tamburo e batterie, funzionamento dell’apparecchiatura con carta riciclata al 100% e in modalità fronte-retro; valori stringenti relativi all’emissioni di benzene, stirene, ozono, polvere nell’aria; bassi consumi energetici. Il contratto fotocopiatori prevede inoltre l’innovativo servizio di servizio di consulenza, offerto gratuitamente alle amministrazioni, tramite il quale il Fornitore effettua un sopralluogo presso le sedi delle Amministrazioni e formula una proposta di razionalizzazione del parco fotocopiatori solitamente acquistato, tenendo conto degli effettivi fabbisogni in termini di numero di macchine e di numero di copie necessarie agli utilizzatori. Tale servizio consente di ottimizzare il numero di fotocopiatori acquistati dalle Amministrazioni, con notevoli risultati in termini di risparmio energetico e di impatto ambientale. Il servizio di consulenza raggiunge pertanto il risultato di riorganizzare in un’ottica di efficienza il numero di fotocopiatori necessari all’interno delle singole strutture, generando un risparmio sia in termini di minore energia consumata grazie all’ottimizzazione, sia in termini di riduzione dei materiali consumabili (toner) necessari e quindi dei materiali di scarto. Inoltre le apparecchiature disponibili sono tutte dotate di numerosi dispositivi opzionali, quali stampante, fax e scanner. E’ stato riscontrato che nei primi mesi di vigenza del contratto è stata richiesta al fornitore l’installazione di una media di un dispositivo per ogni fotocopiatore ordinato. Ipotizzando pertanto che nel futuro gli enti ordinanti dismetteranno progressivamente i propri apparati fax, scanner e stampanti, in quanto un’unica apparecchiatura permette loro di adempiere a ciascuna delle suddette funzionalità, dall’utilizzo di tali apparecchiature verrà prodotta una ulteriore e progressiva riduzione dell’impatto ambientale in termini di: numero di macchinari ad uso ufficio in dotazione presso gli Enti, energia di funzionamento (un solo fotocopiatore sostituisce quattro apparecchiature differenti), numero di macchinari da smaltire in fase di obsolescenza tecnica. Infine, va sottolineato che il contratto generale in vigore prevede la possibilità per le Amministrazioni di attivare a titolo gratuito il servizio di ritiro di vecchi fotocopiatori usati di proprietà tramite il Fornitore, il quale si impegna a rispettare la normativa relativa allo smaltimento di rifiuti di apparecchiature elettriche ed elettroniche (RAEE). Ad un mese dall’attivazione del contratto è stato smaltito tramite questo servizio il 10% delle apparecchiature ordinate.

Altri benefici ambientali

Minor consumo energie non rinnovabili

Diminuzione scarichi inquinanti

Riduzione rifiuti prodotti

Ricorso energie rinnovabili

Minor consumo materie prime

Ricorso a risorse locali

Miglior uso infrastrutture esistenti

Minor ricorso a trasporto e logistica

La Centrale Acquisti quale centrale di committenza ha il compito di stipulare contratti quadro destinati agli Enti pubblici presenti sul territorio lombardo, rilevare le esigenze di spesa e monitorare i livelli qualitativi delle forniture dei contratti gestiti. Tali attività sono finalizzate a perseguire la razionalizzazione della spesa e la semplificazione delle procedure di acquisto, grazie al conseguimento di economie di scala, risparmi di processo ed una maggiore responsabilizzazione nella gestione e controllo della spesa. In questo ambito è possibile diffondere in maniera omogenea e secondo un approccio strutturato la cultura, la conoscenza e le sensibilità verso le tematiche “verdi”. All’atto di pubblicazione della gara per la fornitura di fotocopiatori in noleggio più di 30 enti regionali e sanitari hanno condiviso formalmente l’approccio adottato sulle caratteristiche tecniche delle apparecchiature in termini di eco-sostenibilità. A conferma delle scelte effettuate altri enti lombardi sono in procinto di aderire al contratto. Per la gara per la fornitura di carta in risme, ben 63 enti regionali hanno condiviso la stima dei propri fabbisogni annui. L’adesione progressiva degli Enti ai contratti consentirà, alla scadenza, di conseguire benefici derivanti dall’adesione a tali contratti -per i fotocopiatori, legati al minor numero di macchine acquistate, alla dismissione delle vecchie macchine a più alto consumo energetico ed alla dismissione di altre apparecchiature quali le stampanti e i fax grazie alla multifunzionalità dei fotocopiatori resi disponibili dal contratto; -per la carta in risme, in termini di maggior utilizzo della carta riciclata rispetto alla carta naturale e, se offerta dall’aggiudicatario la grammatura da 75 gr, la riduzione del consumo di cellulosa, acqua, energia e rifiuti per la produzione La diffusione di tali nuove modalità di acquisto e di prodotti oggetto delle forniture consentono ai responsabili degli acquisti degli enti di conoscere e usufruire delle innovazioni citate sia in termini di nuovi servizi sia di modalità di utilizzo dei prodotti, sostenendo così un processo di diffusione capillare nel sistema regionale che potrà favorire, nel tempo ed a regime, l’inserimento di specifiche caratteristiche di ecosostenibilità nelle procedure di gara che verranno svolte direttamente in autonomia dagli altri enti regionali.

La specificità delle attività svolte dalla Centrale Regionale Acquisti prevede che la redazione del contratto per il noleggio di fotocopiatori, così come tutti i contratti generali stipulati in favore degli enti lombardi, siano il risultato di un processo di coinvolgimento e verifica continua sia con gli Enti che con le associazioni e le imprese del mercato della fornitura. Per quanto riguarda gli Enti lombardi infatti è stata promossa la creazione di un rapporto stabile di supporto e collaborazione reciproca al fine di favorire un approccio di “sistema” e la condivisione delle best practice, anche e soprattutto con riferimento al green public procurement. In questo specifico contratto sono stati coinvolti sia la Direzione Generale Qualità dell’Ambiente della Regione Lombardia sia i 33 enti che hanno inviato delega preventiva per la realizzazione della gara, tra cui Regione Lombardia, 5 enti regionali, 27 enti sanitari presenti in regione (il dettaglio degli Enti è presente nella documentazione di gara allegata alla presente scheda). I contratti di fornitura sono stati definiti attraverso una attenta analisi relativa ai prodotti e servizi, ciò anche al fine di garantire la massima flessibilità agli enti coinvolti in termini di mix di acquisto e di gestione del contratto, così da soddisfare al meglio le diverse esigenze del profilo di acquisto. Il mercato della fornitura, ovvero associazioni di categoria e imprese, è stato coinvolto nella fase di studio dell’iniziativa attraverso interviste mirate e tramite la compilazione di un questionario di consultazione del mercato, accessibile a tutti attraverso il portale della Centrale Acquisti, in cui sono state richieste informazioni relative all’azienda e ai prodotti presenti nel proprio portafoglio. Tale processo ha consentito di raccogliere dalle aziende maggiormente rappresentative del mercato della fornitura nazionale le caratteristiche qualitative e tecniche dei beni e servizi maggiormente innovative disponibili sul mercato e le eventuali barriere tecnologiche o di prodotto (esempio eventuali esclusive), favorendo così la definizione di una procedura di gara che potesse al meglio conciliare le esigenze degli enti con le componenti innovative e green offerte dal mercato della fornitura.

Le tematiche connesse al Green Public Procurement rappresentano aspetti di interesse ed attenzione nella costruzione dei bandi di gara in Regione e di conseguenza nei contratti posti in essere dalla Centrale Acquisti della Regione Lombardia. Conseguentemente, numerose sono le iniziative di sensibilizzazione e comunicazione che vengono svolte attraverso due modalità principali; la partecipazione ed organizzazione di eventi specifici di settore sui temi degli acquisti verdi e la definizione di corsi di formazione. Si citano, al riguardo, la partecipazione al Green IT Conference 2008 ed i prossimi interventi al Compraverde – Buygreen, il Forum Internazionale degli Acquisti Verdi. Inoltre, ad ottobre 2008 sarà organizzato un seminario di diffusione dei temi legati all’eco-sostenibilità e all’efficienza ambientale delle apparecchiature ad uso ufficio dove è prevista la testimonianza di alcuni Enti “pionieri” che, raccontando la propria esperienza, potranno offrire una ulteriore spinta all’utilizzo da parte degli altri enti. A tale evento, nel quale saranno presenti oltre cento inviati tra Direttori Generali, Responsabili Acquisti e Responsabili IT di enti regionali, sanitari, dei principali Enti Locali della Regione Lombardia (Capoluoghi e Province)e delle principali associazioni quali ANCI, UPI e UNCEM, verrà presentato l’approccio e le strategie sul green public procurement della Regione Lombardia nella razionalizzazione delle apparecchiature da ufficio. L’organizzazione di sessioni formative specifiche saranno invece rivolte direttamente agli utilizzatori degli Enti al fine di favorire il più corretto ed efficace utilizzo delle macchine; è inoltre prevista la diffusione di un manuale utente che descrive le principali modalità di utilizzo dei macchinari al fine di ridurre l’impatto ambientale e i relativi consumi energetici e di materiali consumabili. L’approccio seguito a livello di sistema regionale è pertanto quello di cercare di creare meccanismi di collaborazione e confronto continui che, anche attraverso fenomeni di emulazione/imitazione, spingano progressivamente tutti gli Enti del territorio a perseguire modalità di acquisto, in forma autonoma o aggregata, secondo criteri di sostenibilità ambientale.