SCHEDA PROGETTO

Aliquid S.r.l.

Servizi

http://www.aliquid.it

ALIQUID si occupa di gestione elettronica dei documenti conto terzi(in esterno)e offre un servizio \"chiavi in mano\" di invio multicanale(posta, fax, e-mail)e archiviazione ottica sostitutiva in modo da sollevare i propri clienti da carichi di lavoro ciclici e secondari rispetto al loro core-business. Alcuni servizi permettono di ridurre l\'impatto ambientale.

ALIQUID ha acquisito la certificazione ISO 9001:2000 relativa alla Qualità, il 25/07/2007 e l\'ISO 27000:2005 relativa alla sicurezza delle informazioni, il 29/04/2008. Prevista l\'implementazione della Certificazione ISO 14001.

Per valutare e controllare l\'impatto ambientale dei propri servizi, ALIQUID utilizza il Green Report ovvero un documento che prende in esame i consumi di energia,acqua,alberi e le emissioni di CO2 e PM10 derivanti dal ciclo di vita dei documenti e li mette a confronto con quelli inviati dai clienti ALIQUID(valutazione del risparmio ambientale aziendale.

Tutti i processi che portano alla personalizzazione, realizzazione, studio e implementazione del Servizio Mercurio sono certificati UNI EN ISO 9001:2000 e UNI EN ISO 27001:2005.

Servizio mercurio

Il Servizio Mercurio prevede l\'elaborazione e lo smistamento multicanaleanche tramite e-mail dei documenti di coloro che decidono di usarlo.Grazie a questo servizio ALIQUID incentiva i propri clienti a passare della ricezione cartacea dei documenti a quella digitale mettendo in evidenza il minor impatto ambientale e il risparmio economico.Infatti la formula dell\'outsourcing permette al committente di evitare acquisto e mantenimento di strutture hardware dedicate(i servizi vengono tutti gestiti all’interno del datacenter ALIQUID),con un risparmio finanziario ed energetico complessivo notevole

Paolo Codazzi

gestione

Prodotti efficienti per gli acquisti verdi

Il Servizio Mercurio permette la gestione della distribuzione dei documenti aziendali in outsourcing(esternalizzazione del servizio che garantisce un’eccellente rapporto qualità/prezzo)e in modalità multicanale(invio dei documenti tramite posta, fax o e-mail che può portare ad un minor impatto ambientale).Mercurio prevede una prima fase di collaborazione tra il committente e ALIQUID.In questa fase viene definito il layout dei documenti da inviare e vengono individuati gli indici di ricerca(mappatura)all’interno di documenti stessi.Segue una seconda fase durante la quale viene concordato il metodo di consegna dei documenti contenenti i dati aziendali da inviare.Infine il cliente invia ad ALIQUID i flussi dati o via P.I.T.(Piattaforma Integrazione Transazioni)o via ftp ovvero applicazioni Internet Based(nessuna produzione di carta).A questo punto i flussi di dati vengono ricontrollati ed elaborati dall’applicazione prima di essere distribuiti secondo la modalità prescelta(posta, e-mail, fax, portale web).Le fasi descritte vengono supportate dalle Procedure Operative di Processo(POP),Procedure Operative di Sistema(POS) e Procedure per la Sicurezza dei Dati(PX0),definite nel Manuale della Qualità Integrato di ALIQUID.I processi che maggiormente permettono il controllo e la gestione dei flussi nonché l’invio dei documenti tramite il Servizio Mercurio sono quelli di progettazione, configurazione e di erogazione del servizio.Tramite questi processi che si basano sul ciclo PDCA(plan,do,check,act),viene garantita e controllata la corretta esecuzione del servizio stesso.Il principale obiettivo di Mercurio è quello di ottenere una gestione della distribuzione documentale “intelligente”.Il Servizio Mercurio è nato con l’intento di implementare e diffondere l’utilizzo dell’invio digitale piuttosto che quello cartaceo.In genere e soprattutto per i documenti fiscali(le fatture),le aziende preferiscono utilizzare la carta; ma il Servizio Mercurio oltre a garantire l’invio tramite e-mail dei documenti, ha il seguente carattere innovativo:la possibilità di mandare a tutti coloro che ancora ricevono il cartaceo un’utenza e una password di accesso ad un portale costituito ad hoc e registrato a nome del sottoscrittore del servizio.L’utente finale collegandosi al sito sopra descritto, dopo aver valutato i vantaggi legati alla ricezione della corrispondenza in formato digitale,(soprattutto in relazione al risparmio di tempo e al minor impatto ambientale)e dopo essersi assunto l’impegno di archiviare personalmente in maniera corretta i documenti acquisiti,può decidere di ricevere la documentazione tramite e-mail o anche direttamente tramite il portale dedicato.L’obiettivo di ALIQUID è quello di trasformare, il 7% dell’intero volume degli invii di documenti cartacei attualmente gestito tramite il Servizio Mercurio, in invii gestiti secondo distribuzione elettronica.In questo modo si prevede di ridurre notevolmente. l’impatto ambientale derivante da tutte le fasi dell’intero ciclo di vita dei documenti: produzione, approvvigionamento,stampa,e smaltimento dei documenti.Il punto di forza principale è l’assoluta automazione dei processi, che permette di ridurre notevolmente sprechi di tempo,risorse,carta.Importanti peculiarità tecnologiche e gestionali dell’intero processo relativo a Mercurio sono l’assenza di impatto sui sistemi gestionali delle aziende e la facile interazione con altri servizi.Mercurio non ha alcun impatto presso le aziende che decidono di sottoscriverlo in quanto servizio Web Based, non è necessario acquistare hardware né implementare software, ma serve solo una connessione ad Internet ed eventualmente,per la digitalizzazione del cartaceo esistente, uno scanner fornito da ALIQUID in comodato d’uso.Inoltre Mercurio può essere integrato con altri servizi che portano ad un’ulteriore riduzione del consumo di carta(Venere=archiviazione ottica sostituiva,Infofatture,anagrafiche.it,ecc.)Pay off:No hardware No software No paper

06/2005

ALIQUID, vista la natura del servizio Mercurio, ha ritenuto interessante implementare una forma di controllo che analizzasse attentamente l\'interazione tra i processo/servizio ALIQUID e l\'ambiente in modo da valutare i benefici ambientali effettivamente prodotti da coloro che utilizzano questo servizio. Lo strumento utilizzato è il Green Report un documento realizzato da ALIQUID che si basa sul calcolo delle emissioni di CO2 e PM10 e del consumo di energia elettrica e alberi relative al ciclo di vita di un documento inviato. Infatti ALIQUID ha preso in considerazione il processo produttivo (che va dall\'estrazione della cellulosa, alla preparazione degli impasti, alla formazione del foglio, ai post-trattamenti -decantazione, pressatura ed essiccazione-, all\'ottenimento di lunghi nastri di carta avvolti in bobine, fino al taglio e alla confezione nei formati e nelle dimensioni necessari ai vari tipi d\'uso), quello di approvvigionamento(che prevede il trasporto del foglio finito dalla cartiera all\'azienda che deve utilizzarla), quello della stampa (attraverso una comune stampante laser), quello della distribuzione(che include tutti i trasporti necessari –camion, aereo,nave ecc.- per spedire, attraverso il servizio delle poste, un documento) e quello dello smaltimento (consumi derivanti dal trattamento di disinchiostratura) ed ha calcolato per ogni fase sopra descritta, le emissioni di anidride carbonica e di polveri sottili e lo spreco di alberi ed energia elettrica. Il Green Report non è altro che un confronto tra la tabella realizzata da ALIQUID e gli invii e-mail (quindi il risparmio di carta) effettuati dalla prima implementazione del Servizio Mercurio. ALIQUID con circa 600.000 fogli inviati tramite e-mail non ha emesso circa 1,72 t di Anidride Carbonica (CO2) e 1,8 Kg di Polveri Sottili (PM10). L’obiettivo per il futuro di ALIQUID è quella di convertire il 7% dell’intero volume degli invii di documenti cartacei attualmente gestito tramite il Servizio Mercurio, in invii gestiti secondo distribuzione elettronica. Naturalmente l’impatto ambientale relativo all’invio di fogli e qui descritto) prende in esame esclusivamente il processo di distribuzione all’interno del ciclo di vita del foglio e quindi aziona solo la leva relativa alla non emissione di anidride carbonica e di polveri sottili. Per valutare il risparmio di alberi, energia elettrica ed acqua bisogna azionare la leva dell’archiviazione ottica sostitutiva ovvero del servizio Venere direttamente legato a Mercurio.

Altri benefici ambientali

Minor consumo energie non rinnovabili

Diminuzione scarichi inquinanti

Riduzione rifiuti prodotti

Ricorso energie rinnovabili

Minor consumo materie prime

Ricorso a risorse locali

Miglior uso infrastrutture esistenti

Minor ricorso a trasporto e logistica

L’innovazione proposta da ALIQUID tramite il servizio Mercurio risulta davvero interessante in quanto permetterebbe a tutte le aziende soprattutto quelle pubbliche (Comuni, Pubbliche amministrazioni, vecchie IACP ecc.), in cui la carta è un problema, di inviare i propri documenti elettronicamente in maniera sicura, veloce e a norma di legge e di pensare addirittura di eliminare gli archivi cartacei con una relativa diminuzione dell’impatto ambientale. In realtà se solo si riuscisse ad attuare una trasformazione annua dei documenti da cartacei a digitali dell’1% si potrebbero non emettere ogni anno circa 60 Kg di CO2 e circa 70 gr. di PM10. Il calcolo è stato effettuato sull’attuale volume di documenti gestito da ALIQUID con il servizio Mercurio in modalità “invio cartaceo”. I risultati del trend di trasformazione degli invii cartacei in invii digitali ottenuti grazie all’uso del Servizio Mercurio sono stati positivi:circa 10% all’anno. Riteniamo quindi che le ricadute ambientali potenziali relative alla diffusione del servizio Mercurio siano davvero molto interessanti come valutato L’idea è quella di diffondere Mercurio sia come servizio che come cultura del risparmio e della riduzione dello spreco. L’obiettivo del progetto è quello di sensibilizzare soprattutto coloro che devono inviare documenti cartacei e che per qualunque motivo hanno a che fare con grosse moli di carta sulle problematiche ambientali che minacciano la Terra, avvicinarli ai concetti di responsabilità sociale e tutela ambientale e presentare ALIQUID come un’azienda particolarmente attenta all’ambiente e alla salvaguardia del pianeta.

Finora la promozione del servizio Mercurio è avvenuta tramite canali commerciali ordinari, ma ritenendo davvero interessanti le ricadute a livello ambientale e di sviluppo, abbiamo tentato di promuovere il servizio anche a livello sociale coinvolgendo da un lato attori quali associazioni ONLUS (Legambiente, WWF, ecc.) e dall’altro sensibilizzando le aziende certificate che riciclano la carta. Per quel che riguarda la parnership l’anno scorso è stato effettuato un progetto pilota con Legambiente che ha permesso l’invio da parte di ALIQUID di 1000 biglietti natalizi tramite Mercurio con un risparmio di circa 18 Kg di anidride carbonica. Per quel che riguarda la seconda tipologia di co-marketing ALIQUID sta tentando di sensibilizzare le aziende che riciclano la carta e che potrebbero permetterci di fornire un servizio a 360° andando ad agire anche sul recupero dei documenti cartacei. Per produrre carta è necessario tagliare alberi. Data la grande quantità di carta utilizzata nel mondo (circa 300 milioni di tonnellate), ogni anno vengono tagliate intere foreste. Questo costituisce un danno per la natura. Se questo non bastasse, quando la carta non serve più viene spesso buttata in discariche, ma in parte finisce anche nell\'ambiente, contribuendo ad inquinarlo. Riciclare la carta significherebbe ridurre sia il numero degli alberi tagliati che l\'inquinamento dell\'ambiente. Naturalmente poiché il progetto è in itinere e in quanto tale in costante evoluzione, le proposte non sono ancora state formalizzate e non sono ancora stati stretti dei veri e propri accordi. ALIQUID si sta adoperando affinché la cultura del “risparmio ambientale”, del riciclo delle risorse soprattutto non rinnovabili prenda sempre più piede.

Nel piano di Marketing aziendale sono state attuate e previste delle attività di comunicazione volte alla diffusione della cultura ambientale. Tra quelle già svolte la presenza di news sul sito istituzionale, la diffusione di dati per sollevare interesse nei confronti dei prospect. Inoltre ALIQUID ha stabilito dei rapporti con associazioni amiche dell’ambiente quale Legambiente ed è stata citata per l’iniziativa relativa al biglietto di Natale su Ecosportello. Per quel che riguarda il futuro è prevista un ulteriore consolidamento dei rapporti con le varie strutture interessate alla salvaguardia ambientale in modo da diffondere il servizio Mercurio magari con delle conferenze stampa e/o dei seminari in cui evidenziare i reali vantaggi del passaggio dal cartaceo al digitale. Inoltre è previsto l’invio del Green Report ai Clienti acquisiti di ALIQUID in cui evidenziare il relativo impatto ambientale e magari istituire un concorso che incentivi coloro che attualmente hanno un impatto ambientale notevole a ridurre i propri sprechi e consumi. Le iniziative di Comunicazione poi saranno certamente influenzate da eventuali co-marketing e parnership che si potranno attuare nel tempo. Inoltre la ricerca e il continuo adeguamento dei dati e valori da parte di ALIQUID saranno il leitmotiv di tutta l’attività di comunicazione futura.